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Chatbot com OneDrive: atenda o pedido de documento sem abrir a pasta da empresa

Se sua equipe guarda manuais, políticas e formulários no OneDrive, o chatbot pode ser quem responde “pode me mandar o formulário?” e entrega o arquivo na hora.

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Ver a conversa em texto
  1. Colégio Aurora Ensino Médio, Agente: Secretaria
  2. Cliente: Boa noite, preciso do formulário de transferência para outra escola.
  3. Agente: Boa noite! É para qual série o aluno está matriculado?
  4. Cliente: Segundo ano.
  5. Agente: Vou te enviar o formulário de transferência, que é o mesmo para todas as séries. Precisa ser preenchido e entregue na secretaria.
  6. Cliente: E o calendário de provas do segundo ano?
  7. Agente: Também envio. Segue o calendário do segundo ano deste semestre.

O que o chatbot faz com o OneDrive

  • Identifica o documento pedido

    Formulário, calendário, regulamento ou manual: o chatbot descobre qual arquivo é, perguntando série, unidade ou produto quando isso muda a versão.

  • Busca na pasta combinada

    A busca acontece só nas pastas que você citou nas instruções, o que evita mandar um rascunho ou um arquivo interno.

  • Entrega no WhatsApp

    O chatbot envia o arquivo, escreve o que fazer com ele (preencher, assinar, entregar) e deixa o pedido registrado na inbox.

  • Chama a secretaria quando falta

    Se o documento não existe na pasta, a conversa vai para uma pessoa com o pedido descrito, e o cliente é avisado do prazo de retorno que você definiu.

Como deixar o chatbot ver o OneDrive

  1. 1

    Conecte a conta

    Em Integrações, escolha OneDrive e entre com a conta da secretaria ou da área que guarda os documentos. Uma conta por empresa no Cordex.

  2. 2

    Separe os documentos públicos

    Crie uma pasta só com o que pode ser enviado a qualquer cliente e informe o nome dela nas instruções, junto com o jeito de nomear as versões.

  3. 3

    Simule os pedidos mais comuns

    Com o cliente simulado, peça cada documento e uma coisa que não existe. Ajuste as instruções até o chatbot acertar a versão e transferir no resto.

Antes de ligar

  • Cada busca e envio gasta créditos do plano.
  • O chatbot alcança o que a conta conectada enxerga. Dê a ela acesso só à pasta pública.
  • Ele entrega o arquivo que está no OneDrive, então documentos desatualizados precisam ser trocados lá.
  • Respostas que citam trechos de documentos usam a base de conhecimento do Cordex, que é um recurso separado.

Dúvidas sobre o chatbot com OneDrive

O chatbot manda arquivos do Word ou só PDF?
Ele envia o arquivo que a busca encontrar. Para formulários que o cliente só lê ou preenche, o PDF costuma ser a escolha mais segura.
Posso limitar por tipo de cliente?
Pode, nas instruções. Por exemplo, enviar o regulamento a qualquer pessoa e transferir para uma pessoa pedidos de documentos internos.
E se o cliente mandar um arquivo?
O Cordex entende áudio, foto e PDF recebidos. O chatbot guarda o arquivo na conversa, e a equipe o vê na inbox.
Qual a diferença para a base de conhecimento?
No OneDrive, o chatbot entrega o arquivo. Na base de conhecimento, ele responde com o texto do documento e cita a fonte.
Atende em outros canais além do WhatsApp?
Sim, o mesmo chatbot atende Instagram, Messenger e Telegram, desde que o canal aceite o tipo de anexo.

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Quem paga as mensagens do WhatsApp?
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