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Chatbot com Asana: o cliente pergunta como está o projeto e a resposta vem da tarefa

Para consultorias e estúdios que gerenciam entregas no Asana: o chatbot atende o cliente que quer saber o andamento, consulta a tarefa e responde com o que está lá.

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Ver a conversa em texto
  1. Ateliê Marés Arquitetura, Agente: Andamento de projetos
  2. Cliente: Bom dia! Como está o projeto executivo da minha loja? Preciso passar a data para o pessoal da obra.
  3. Agente: Bom dia, Renata. Vou olhar no nosso Asana. Pode me confirmar o nome da loja?
  4. Cliente: Loja Alecrim, no shopping.
  5. Agente: Achei o projeto Loja Alecrim. A tarefa "Detalhamento elétrico" está em andamento com a Camila, prazo quinta. As demais etapas do executivo já estão concluídas.
  6. Cliente: Ótimo, então sexta consigo repassar.
  7. Agente: Pode planejar para sexta. Se o prazo da Camila mudar, a equipe te avisa. Quer que eu chame alguém para falar com você?

O que o chatbot consulta no Asana durante a conversa

  • Encontra o projeto do cliente

    O chatbot busca no Asana o projeto pelo nome que o cliente informa e confere se é o que ele quer antes de responder.

  • Lê o status das tarefas

    Para cada etapa, ele vê se está pendente, em andamento ou concluída e quem é a pessoa responsável.

  • Informa o prazo da próxima entrega

    A data de entrega que está na tarefa vira a resposta, escrita em linguagem simples, sem jargão interno.

  • Chama uma pessoa quando precisa

    Se o cliente pede para mudar o escopo ou reclama de um atraso, o chatbot passa a conversa à equipe com o histórico.

Como conectar o Asana ao chatbot

  1. 1

    Conecte o Asana

    Em Integrações, escolha Asana e entre com uma conta que veja os projetos dos clientes. Cada empresa conecta uma conta.

  2. 2

    Anexe ao agente e diga o que ele pode contar

    Adicione o Asana ao agente e escreva nas instruções o que é permitido informar (status e prazo) e o que não é (comentários internos, valores).

  3. 3

    Pergunte como se fosse o cliente

    No teste com cliente simulado, pergunte pelo andamento de um projeto real e compare a resposta com a tarefa no Asana.

O que vale saber

  • Cada consulta ao Asana gasta créditos do plano.
  • O chatbot só enxerga o que a conta conectada tem permissão de ver; projetos de outros clientes ficam sob a sua regra de instruções.
  • A resposta depende de a tarefa estar atualizada no Asana: o chatbot lê o que está lá no momento da pergunta.
  • Para criar tarefas a partir do WhatsApp, o caminho é o agente com Asana, que age e não só consulta.

Dúvidas sobre o chatbot com Asana

O chatbot mostra comentários internos da equipe?
Só se as instruções permitirem. Você define que ele conte o status e o prazo e guarde o resto.
Como ele evita falar do projeto de outro cliente?
Você pede que ele confirme o nome do projeto com o cliente e atenda só a esse projeto. Vale testar essa regra com perguntas armadilha.
E se a tarefa não existir no Asana?
Ele diz que não encontrou e oferece chamar uma pessoa da equipe, em vez de inventar um andamento.
O cliente consegue ver o Asana?
Não precisa. Ele só conversa no WhatsApp, e o chatbot traduz o que está no Asana.

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