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CRM para escolas que organiza a captação de matrículas, da primeira pergunta à visita

Para a escola ou o curso que recebe dezenas de perguntas de pais na época de rematrícula: cada família vira um contato com série e turno, cada interessado vira um negócio no funil, e você chama os responsáveis certos pelo WhatsApp.

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Ver a conversa em texto
  1. Escola Aprender Mais, Agente: Captação
  2. Cliente: Olá, quero informações de vaga para o 3º ano, período da manhã.
  3. Agente: Olá! Obrigado pelo contato. Qual o nome da criança e a idade? Vou registrar para a coordenação te retornar.
  4. Cliente: Lucas, 8 anos. Meu nome é Renata.
  5. Agente: Obrigado, Renata. Registrei o Lucas para o 3º ano da manhã. Você prefere conhecer a escola em qual dia da semana?
  6. Cliente: Quinta à tarde.
  7. Agente: Perfeito, passei a quinta à tarde para a coordenação confirmar o horário da visita com você.

Por que a captação de matrículas escapa

  • Lista de interessados em vários lugares

    Caderno da secretaria, planilha da coordenação e conversas no celular: ninguém tem a lista completa.

  • Série e turno perdidos no meio da conversa

    A mãe pergunta pelo 3º ano da manhã, o atendente anota em um papel, e o dado some na hora de retornar.

  • Visita marcada, matrícula esquecida

    A família visitou e ficou de decidir. Sem acompanhamento, o interesse esfria e a vaga vai para a escola do lado.

  • Aviso geral difícil de fazer

    Chamar só os responsáveis do turno da manhã ou só os de uma série obriga a montar listas no braço.

O CRM da escola, na prática

  • CRM e funis

    Ficha da família com campos da escola

    Crie campos para nome do aluno, série de interesse e turno. O agente preenche a ficha na conversa e a coordenação encontra tudo no contato.

  • CRM e funis

    Funil de captação até a matrícula

    Fases como interessado, visita marcada, visita feita e matriculado ou perdido. Cada negócio guarda o responsável da coordenação e a data da visita.

  • CRM e funis

    Calendário das visitas

    Com a data da visita num campo do negócio, a visão de calendário do CRM mostra as visitas da semana para a secretaria se organizar.

  • Campanhas no WhatsApp

    Campanha por série ou turno

    Filtre os contatos pelos campos e envie um aviso de rematrícula ou de evento só para os responsáveis que aceitaram receber, com descadastro por palavra.

  • Automações

    Acompanhamento de quem visitou e não matriculou

    Uma automação espera alguns dias depois da visita e manda uma mensagem de retomada. Se a família responder, a conversa aparece para a coordenação.

Do interessado à matrícula

FluxoFunil de matrícula

  1. 1
    Etapa 1

    O responsável chama e o agente grava nome, aluno, série e turno nos campos.

  2. 2
    Etapa 2

    O Cordex abre o negócio na fase Interessado e atribui à coordenação.

  3. 3
    Etapa 3

    A coordenação confirma a visita, grava a data e move para Visita marcada.

  4. 4
    Etapa 4

    Depois da visita, o negócio vai para Visita feita e a automação aguarda alguns dias.

  5. 5
    Etapa 5

    Sem resposta, a automação envia a mensagem de retomada e avisa a coordenação se a família responder.

  6. 6
    Etapa 6

    Com a matrícula, o negócio vai para Matriculado e a família sai do funil de captação.

Recursos usados nesse CRM

  • CRM e funis

    Contatos unificados entre canais e negócios por fase, em kanban, tabela ou calendário.

  • Agentes de IA

    Entendem texto, áudio, foto e PDF e respondem com o modelo de IA que você escolher.

  • Campanhas no WhatsApp

    Disparo em massa por tags ou lista, com ritmo seguro, envio de teste e descadastro por palavra.

  • Automações

    Regras de Quando, Se e Então que disparam com mensagens, mudanças no funil, horários ou webhooks.

  • Caixa de entrada

    Todos os canais numa caixa só, com o histórico do contato e um clique para assumir a conversa.

  • Relatórios

    Painéis sobre conversas, negócios, contatos e anúncios, comparados ao período anterior.

Perguntas sobre o CRM para escolas

Posso cadastrar os pais e os alunos?
O contato é o responsável que fala com a escola. O nome e os dados do aluno entram em campos personalizados na ficha dele.
Serve para curso livre ou pré-vestibular?
Serve. Você muda os campos e as fases do funil para o seu curso, por exemplo modalidade em vez de série.
Como chamo só os responsáveis de uma série?
Filtre os contatos pelo campo ou pela tag da série, monte o público da campanha e envie. Cada campanha aceita até 5.000 destinatários.
O Cordex gerencia mensalidade e notas?
Não. Ele cuida do relacionamento e da captação. Notas e financeiro ficam no sistema da escola.
Consigo ver quantas matrículas vieram de cada mês?
Sim. Os painéis de Relatórios mostram negócios por fase e período, com comparação ao período anterior.
Importo a lista da última captação?
Importa. Suba a planilha em CSV ou XLSX, mapeie as colunas e una os duplicados.

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Quem paga as mensagens do WhatsApp?
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